Alles over de de-minimisverklaring bij subsidieaanvragen
Bij steeds meer subsidieaanvragen wordt gevraagd om een de-minimisverklaring. Voor veel organisaties voelt dit als een administratieve stap die vragen oproept. Wat betekent deze verklaring precies en waarom is deze nodig?
In deze blog leggen we uit wat de de-minimisverklaring is, wanneer deze van toepassing is en wat er verandert met het nieuwe Europese de-minimisregister.
Wat is een de-minimisverklaring?
De de-minimisverklaring is een document waarin een organisatie aangeeft hoeveel de-minimissteun zij heeft ontvangen in het huidige belastingjaar en de twee voorgaande jaren. Met deze verklaring kan een subsidieverstrekker controleren of een organisatie binnen de Europese grenzen voor staatssteun blijft.
De-minimissteun is een vorm van overheidssteun – vaak subsidie – die volgens Europese regels zo beperkt is dat deze de concurrentie niet verstoort. Daarom mag deze steun worden verstrekt zonder voorafgaande goedkeuring van de Europese Commissie.
Voor de meeste organisaties geldt een maximum van: €300.000 aan de-minimissteun over een periode van drie belastingjaren.
Dit wordt een rollende periode genoemd. Bij elke nieuwe subsidieaanvraag wordt gekeken naar de steun die in de afgelopen 36 maanden is ontvangen. In sommige specifieke situaties, bijvoorbeeld bij diensten van algemeen economisch belang, kan een hoger maximum gelden.
Wanneer is de de-minimisverklaring van toepassing?
Niet elke subsidie valt onder de de-minimisregeling. Alleen subsidies die expliciet als de-minimissteun zijn aangemerkt, tellen mee voor de grens van €300.000. Dit staat altijd vermeld in:
de subsidieregeling
de subsidiebeschikking
of het aanvraagformulier
Wanneer is de verklaring wél nodig?
De de-minimisverklaring is meestal verplicht bij subsidies die gericht zijn op het versterken van een organisatie als economische entiteit.
Dit zien we bijvoorbeeld bij:
Opleidings- en arbeidsmarktsubsidies
In sommige gevallen vallen subsidies voor strategische personeelsontwikkeling of organisatiebrede scholing onder de de-minimisregeling.
Innovatie- en digitaliseringssubsidies
Bijvoorbeeld subsidies voor digitale zorg, innovatieprojecten of technologische vernieuwing.
Organisatieontwikkeling en samenwerking
Denk aan subsidies voor samenwerkingsverbanden, organisatieversterking of innovatievouchers.
Regionale, nationale en Europese stimuleringsregelingen
Vooral wanneer deze gericht zijn op innovatie, digitalisering, duurzaamheid of organisatieontwikkeling.
Deze subsidies kunnen een direct economisch voordeel opleveren voor een organisatie en vallen daarom vaak onder de de-minimisregeling.
Wanneer is de verklaring meestal niet nodig?
Veel geldstromen en subsidies vallen juist buiten de de-minimisregeling. Dit geldt bijvoorbeeld voor:
Zorgfinanciering
Financiering vanuit Wlz, Zvw, Wmo en Jeugdwet zijn vergoedingen voor geleverde zorg. Dit zijn geen subsidies en tellen daarom niet mee als de-minimissteun.
Sectorale opleidingssubsidies
Sommige opleidingssubsidies hebben een eigen staatssteunkader. Denk bijvoorbeeld aan stagevergoedingen of praktijkleerregelingen.
Grotere investerings- of verduurzamingssubsidies
Deze vallen vaak onder andere Europese regelingen, zoals de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV).
Subsidies zonder economisch voordeel
Bijvoorbeeld bepaalde maatschappelijke projecten die geen concurrentievoordeel opleveren.
Als bij een subsidie geen de-minimisverklaring wordt gevraagd, valt deze meestal ook niet onder de de-minimisregeling.
Wat gebeurt er als je boven de grens komt?
Wanneer een organisatie meer de-minimissteun ontvangt dan toegestaan, kan dat gevolgen hebben.
Dit kan leiden tot:
afwijzing van subsidieaanvragen
vertraging in subsidieprocessen
terugbetaling van ontvangen subsidies
Het is daarom belangrijk om inzicht te hebben in de steun die je organisatie al heeft ontvangen.
Nieuw sinds 2026: het Europese de-minimisregister
Sinds 1 januari 2026 is er een centraal Europees de-minimisregister. Hierin worden subsidies geregistreerd die onder de de-minimisregeling vallen. In het register worden onder andere vastgelegd:
naam van de organisatie
KvK-nummer
subsidieverstrekker
subsidiebedrag
datum van verlening
Het register zorgt voor:
meer transparantie
betere controle door subsidieverstrekkers
minder kans op overschrijding van de maximale steun
Let op: het register vervangt je administratie niet
Hoewel het register helpt bij transparantie en controle, blijft een organisatie zelf verantwoordelijk voor haar administratie.
Dat betekent dat organisaties nog steeds moeten:
controleren hoeveel de-minimissteun zij hebben ontvangen
een overzicht bijhouden van ontvangen subsidies
de juiste informatie aanleveren bij nieuwe aanvragen
Het register helpt dus bij inzicht, maar vervangt niet de eigen administratie.
Conclusie
De de-minimisverklaring is een belangrijk instrument binnen het subsidie- en fondsenlandschap. Het helpt overheden te controleren of organisaties binnen de Europese staatssteunregels blijven en voorkomt dat subsidies onbedoeld tot concurrentieverstoring leiden.
Met de komst van het centrale de-minimisregister is het systeem transparanter geworden. Tegelijkertijd blijft elke organisatie zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van een correcte administratie en het invullen van de verklaring.
Organisaties die hun de-minimispositie goed bijhouden, vergroten hun kansen op succesvolle subsidieaanvragen en voorkomen onnodige risico’s.
